Pengelompokkan TP, OP, VO

TEKNOLOGI PERKANTORAN
Pengertian

Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin.

Peran

Dengan adanya teknologi perkantoran maka semua pekerjaan kantor akan menjadi efektif dan efisien serta membuat semua informasi menjadi semakin ringkas, akurat, dihasilkan pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang rendah.

Manfaat

Manfaat teknologi perkantoran adalah :
1)  Informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan
2)  Perusahaan mampu berkompetisi lebih baik
3)  Komputer diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah
4)  Pemecahan masalah kelompok/tim
5)  Sebagai pelengkap dan bukan pengganti
6)  Komunikasi tradisional, seperti telepon, memo, dll tetap tidak dapat diganti dengan teknologi perkantoran
7)  Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan
8)  Meningkatkan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

Prinsip-Prinsip Teknologi Perkantoran

Teknologi perkantoran memilik prinsip-prinsip sebagai berikut :
1)  Proses teknologi perkantoran selalu mengarah ke otomatisasi
2)  Teknologi perkantoran mengarah pada terciptanya aplikasi yang terencana dan terpadu
3)  Teknologi perkantoran memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi
4)  Pengambilan keputusan yang baik dalam menerapkan teknologi perkantoran memberikan keuntungan yang lebih besar
5)  Teknologi perkantoran tidak bisa mengganti komunikas tradisional, melainkan hanya sebagai pelengkap

Dampak Teknologi Perkantoran

1)  Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan
2)  Dampak terhadap pendidikan dan pelatihan pegawai
3)  Dampak terhadap operasi perusahaan

Selain dampak diatas, teknologi perkantoran juga mempunya dampak positif dan negatif, yaitu

Dampak Positif

1)  Tenaga penggerak
Mutu/kualitas tenaga kerja meningkat, disiplin dan gairah kerja naik, beban tenaga dan pikiran relatif lebih ringan, dan pendapatan tenaga kerja meningkat

2)  Prosedur kerja
Semakin mudah, lancar, dan sederhana (singkat), dan efisiensi kerja (semakin selesai)

3)  Hasil kerja
Kualitas dan kuantitas produk meningkat, standar mutu tertentu terpenuhi, dan keseragaman atau keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat

Dampak Negatif

1)  Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu

2)  Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit)

3)  Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan

4)  Bila terjadi penggantian mesin baru baru akan berakibat padaperubahan metode, prosedur, dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja

OTOMATISASI PERKANTORAN
Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran adalah penggunaan sebuah sistem informasi yang dapat memudahkan komunikasi secara formal maupun informal yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas.

Manfaat Otomatisasi Perkantoran
a)  Informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan dan dirawat
b)  Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini
c)  Pemecahan masalah kelompok/tim
d)  Pelengkap dan bukan pengganti
e)  Sebagai suatu cara komunikasi bisnis

Konsep Otomatisasi Perkantoran
a)  Proses yang terjadi di perkantoran selalu mengarah ke otomatisasi
b)  Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi terpisah menjadi aplikasi terpadu
c)  Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi
d)  Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik
e)  Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional, bukan sebagai pengganti

Jenis Sistem Otomatisasi Perkantoran
a)  Sistem komunikasi elektronik, contoh : Email
b)  Sistem kolaborasi elektronik, contoh : Jibas
c)  Sistem publikasi elektronik, contoh : Fingerprint jibas
d)  Sistem elektronik formal
e)  Sistem elektronik informal

Tahap Penerapan Otomatisasi Perkantoran
a)  Tradisional, penggunaan teknologi untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas
b)  Transisional, penggunaan proses data elektronik
c)  Transformasional, konvergensi telekomunikasi dan informasi

Tujuan Otomatisasi Perkantoran
a)  Meminimalkan biaya
b)  Pemecah masalah kelompok
c)  Pelengkap dan bukan pengganti
d)  Penggabungan penerapan teknologi
e)  Meningkatkan efektivitas pekerjaan

Pengguna Otomatisasi Perkantoran
a)  Manajer
b)  Profesional
c)  Sekretaris
d)  Pegawai Administrasi

Faktor Pemilihan Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
a)  Jenis organisasi
b)  Pilihan pribadi
c)  Sumber daya yang tersedia

KANTOR VIRTUAL
Virtual Office

Kantor virtual (virtual office) adalah sebuah ruang kerja yang berlokasi di dunia internet, dimana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki fisik lokasi usaha.

Tujuan Virtual Office
Tujuan dari virtual office adalah sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik.

Karakteristik Virtual Office
a)  Melintas batas
b)  Berbagi sumber daya
c)  Wilayah yang tersebar
d)  Anggota yang tidak tetap

Manfaat Virtual Office

a)  Lebih fleksibel

b)  Hemat biaya

c)  Banyak pilihan pekerjaan

d)  Penghasilan tak terbatas

e)  Banyak mempunyai waktu luang

Kelebihan Virtual Office

a)  Pengurangan biaya operasional

b)  Menggunakan jaringan formal

c)  Rapat dilakukan menggunakan video conference

d)  Pengurangan halangan aktivitas

Kelemahan Virtual Office

a)  Rasa tidak memiliki

b)  Takut kehilangan pekerjaan

c)  Semangat kerja rendah

d)  Ketegangan keluarga

Layanan Komunikasi Virtual Office

a)  Resepsionis jarak jauh

b)  Gedung kantor virtual

c)  Layanan call center

d)  Asisten virtual

Layanan Ruang Virtual Office

a)  Alamat profesional

b)  Alamat surat

c)  Resepsionis

d)  Live resepsionis virtual

e)  Bisnis meeting face