Peralatan Kantor

 

Pengertian

Peralatan kantor adalah benda atau alat yang digunakan dalam operasional kantor dan tidak habis pakai.

Peralatan Kantor merupakan benda yang merupakan aset perusahaan, berukuran lebih besar dan membutuhkan perawatan jangka panjang.

Jenis Perlatan Kantor

Merupakan alat-alat mekanik atau elektronik yang digunakan untuk mempercepat dan mempermudah pekerjaan kantor

a)  Peralatan Mesin Kantor > Komputer/Laptop, Printer, Mesin Fotokopi, Scanner, Proyektor

b)  Peralatan Penyimpanan Arsip > Lemari Arsip, Filling Cabinet, Rak Arsip

c)  Peralatan Komunikasi > Telepon, Fax, Perangkat Zoom

d)  Peralatan Keamanan > Brankas, CCTV, Mesin Absensi

e)  Peralatan Pendukung > Meja, Kursi, Sofa

Pengelolaan Peralatan Kantor

Pengelolaan Peralatan Kantor adalah serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh peralatan kantor tersedia, berfungsi dengan baik, digunakan secara efisien, dan dirawat dengan benar.

Manfaat Pengelolaan Peralatan Kantor

1)  Meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja.

2)  Menghindari pemborosan dan kerusakan peralatan.

3)  Mempermudah pelacakan aset kantor.

4)  Memastikan keamanan dan kenyamanan kerja.

5)  Mengoptimalkan anggaran perusahaan

a)  Perencanaan

     - Mengidentifikasi kebutuhan peralatan kantor (jenis, jumlah, dan spesifikasi).

     - Menyesuaikan dengan anggaran dan tujuan operasional kantor.

     - Memilih vendor/supplier yang terpercaya.

b)  Pengadaan

     - Membeli atau menyewa peralatan berdasarkan hasil perencanaan.

     - Melakukan pencatatan barang masuk dan membuat dokumen inventaris.

     - Memastikan barang yang diterima sesuai pesanan dan standar kualitas.

c)  Penyimpanan

     - Menyimpan peralatan yang belum digunakan di tempat yang aman dan sesuai.

     - Mengelompokkan peralatan berdasarkan jenis, ukuran, atau frekuensi penggunaan.

d)  Distribusi dan Penggunaan

     - Menyalurkan peralatan ke bagian atau individu yang membutuhkan.

     - Memberikan petunjuk penggunaan (manual atau pelatihan singkat).

     - Mendorong penggunaan yang efisien dan bertanggung jawab.

e)  Pemeliharaan

     - Melakukan perawatan rutin (pembersihan, pengecekan fungsi).

     - Menangani kerusakan dengan cepat (perbaikan atau penggantian).

     - Menyusun jadwal servis berkala untuk mesin dan peralatan elektronik.

f)  Inventarisasi

     - Mencatat seluruh peralatan dalam buku atau sistem inventaris digital.

     - Memberikan label atau kode inventaris pada setiap barang.

     - Melakukan stock opname (pengecekan fisik) secara berkala.

g)  Penghapusan dan Penggantian

     - Menghapus peralatan yang rusak berat atau tidak layak pakai.

     - Menjual, mendaur ulang, atau membuang peralatan yang sudah tidak bisa digunakan.

     - Mengajukan penggantian untuk barang yang usang atau tidak efisien.

Pemeliharaan Peralatan Kantor

Pemeliharaan peralatan kantor adalah kegiatan untuk menjaga agar peralatan kantor tetap berfungsi dengan baik, tidak cepat rusak, dan bisa digunakan dalam jangka waktu lama. Pemeliharaan yang baik dapat menghemat biaya operasional dan menghindari gangguan pekerjaan.

Tujuan Pemeliharaan Peralatan Kantor

   - Menjaga kinerja peralatan agar optimal.

   - Memperpanjang usia pakai peralatan.

   - Mencegah kerusakan sebelum terjadi.

   - Menurunkan biaya perbaikan dan penggantian.

   - Menjamin keselamatan pengguna.

Jenis-Jenis Pemeliharaan Peralatan Kantor

1. Pemeliharaan Preventif (Preventive Maintenance)

Pemeliharaan yang dilakukan secara rutin dan terjadwal untuk mencegah kerusakan.

   - Membersihkan printer dan komputer setiap minggu.

   - Melakukan update sistem software secara berkala.

   - Men-service AC setiap 3 bulan.

2. Pemeliharaan Korektif (Corrective Maintenance)

Perbaikan yang dilakukan setelah peralatan mengalami kerusakan.

   - Memperbaiki mesin fotokopi yang tidak bisa mencetak.

   - Mengganti komponen rusak pada komputer.

3. Pemeliharaan Prediktif (Predictive Maintenance)

Pemeliharaan berdasarkan perkiraan atau kondisi aktual alat menggunakan data atau sensor.

   - Mengganti toner printer setelah indikator menunjukkan level rendah.

   - Mengecek suhu prosesor komputer melalui sistem monitoring.

Langkah-Langkah Pemeliharaan Peralatan Kantor

   - Identifikasi Alat yang Perlu Dipelihara

   - Jadwalkan Pemeliharaan

   - Lakukan Pemeriksaan Berkala

   - Catat Riwayat Pemeliharaan

   - Tindak Lanjut dan Evaluasi