Prosedur Penyimpanan Dokumen

 

Prosedur Penyimpanan Dokumen

Pemeriksaan Dokumen

Pastikan dokumen sudah selesai digunakan, lengkap, dan siap untuk disimpan, serta periksa apakah ada tanda persetujuan atau pelepasan untuk disimpan.

Pengelompokkan Dokumen

Jenis : surat, laporan, keuangan, personalia, inventaris.

Sifat : penting, rahasia, biasa.

Waktu : harian, mingguan, bulanan, tahunan.

Departemen : keuangan, akademik, kesiswaan, umum.

Pengindeksan Dokumen

Tentukan sistem penyimpanan yang paling sesuai, seperti :

a)  Sistem Abjad: Berdasarkan nama orang atau perusahaan.

b)  Sistem Subjek: Berdasarkan topik atau masalah.

c)  Sistem Wilayah: Berdasarkan lokasi geografis.

d)  Sistem Tanggal: Berdasarkan kronologis tanggal.

e)  Sistem Nomor: Berdasarkan nomor urut atau kode tertentu.

Pencatatan Arsip

Catat dokumen ke :

a)  Buku agenda arsip, atau

b)  Aplikasi arsip digital

Data yang dicatat biasanya :

a)  Nomor dokumen

b)  Judul atau isi singkat

c)  Tanggal dibuat

d)  Tanggal disimpan

e)  Lokasi penyimpanan (rak, lemari, folder)

Lokasi Penyimpanan

Pilih media penyimpanan sesuai jenis dokumen :

a)  Map Gantung

b)  Ordner

c)  Filling Cabinet

d)  Lemari arsip