Mail Merge

DOKUMEN MASAL
Surat masal (mail merge) adalah sebuah dokumen yang bisa ditujukan ke banyak penerima, contoh surat undangan. Dalam membuat surat masal, dibutuhkan dua dokumen, yaitu Microsoft Word sebagai dokumen utama dan Microsoft Access atau Microsoft Excel sebagai dokumen basisdatanya.

Membuat Surat Masal
a)  Microsoft Word dan Microsoft Access
     1)  Buat dokumen utama di Microsoft Word dan simpan
     2)  Buat basisdata pada Microsoft Access
          a)  Klik Tab Mailings
          b)  Klik Select Recipients
          c)  Klik Type a New List
          d)  Pada New Address List, pilih :
               1)  Customize Columns => untuk memilih field yang digunakan
               2)  New Entry => untuk menambah daftar penerima
               3)  Delete Entry => untuk mengahpus daftar penerima
          e)  Klik simpan (simpan satu folder dengan dokumen utama)
     3)  Tampilkan data penerima pada dokumen utama
          a)  Insert Merge Field (untuk memasukan field yang sudah dibuat)
          b)  Preview Result (untuk menampilkan hasil basisdatanya)
          c)  Klik Previous Record dan Next Record untuk melihat semua hasil basisdatanya

b)  Microsoft Word dan Microsoft Excel
     1)  Buat dokumen utama di Microsoft Word dan simpan
     2)  Buat basisdata pada Microsoft Excel
     3)  Tampilkan data penerima pada dokumen utama
          a)  Klik Tab Mailings
          b)  Klik Select Recipients
          c)  Klik Use an Existing List
          d)  Cari dokumen basisdatanya, pilih, lalu open
          e)  Pada Select Table, pilih sheet yang digunakan pada Ms. Excel, beri check list, dan OK
          f)  Insert Merge Field (untuk memasukan field yang sudah dibuat)
          g)  Preview Result (untuk menampilkan hasil basisdatanya)
          h)  Klik Previous Record dan Next Record untuk melihat semua hasil basisdatanya