Pengertian
Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal 2 orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Salah satu fungsi rapat juga adalah dapat dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antar manusia atau pimpinan kantor dan staffnya.
1) Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3, yakni :
a) Rapat penjelasan
b) Rapat pemecahan masalah
c) Rapat perundingan
2) Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi 2, yakni :
a) Rapat formal
b) Rapat informal
3) Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi 3, yakni :
a) Rapat mingguan
b) Rapat bulanan
c) Rapat tahunan
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai rapat apabila memeuhi kriteria berikut :
1) Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara musyawarah.
2) Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
3) Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka).
4) Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.
Beberapa tujuan diadakannya rapat, antara lain :
1) Memecahkan atau mencari jalan keluar masalah.
2) Menyampaikan informasi, perintah dan pernyataan.
3) Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
4) Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
5) Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6) Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)
Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya :
1) Tujuan rapat
2) Masalah yang dirapatkan
3) Pimpinan rapat
4) Peserta rapat
5) Media rapat
6) Notulis atau sekretaris
Supaya rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sebagai berikut :
1) Tepat waktu dalam memulai rapat.
2) Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat
3) Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
4) Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi.
5) Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.
6) Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.
7) Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.
Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, antara lain :
1) Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan, seperti :
a) Menentukan masalah
b) Menentukan tujuan rapat
c) Menentukan maksud rapat
d) Menentukan pemimpin dan peserta rapat
e) Mengirimkan notula rapat sebelumnya
2) Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti :
a) Menentukan acara rapat dan menyusunnya
b) Menata ruang arapat
c) Menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras
d) Menentukan peralatan penulis
e) Mengusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim
f) Menyusun konvokasi atau undangan rapat
g) Menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.
3) Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat.
4) Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat.
5) Bila rapat telah berakhir, maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang ditulis oleh notulis atau sekretaris.
Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika akan melaksanakan pertemuan (bisnis atau rapat), perhatikanlah prosedur dan etika rapat. Etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, adalah :
1) Persyaratan komunikatif yang efektif
2) Bahasa isyarat, yaitu gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah
3) Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat, dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain.
4) Budi pekerti, watak dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang
Selain keempat diatas, gaya komunikasi terdapat hal-hal lain yang dapat menarik dan mempengaruhi pembicaraan, seperti :
1) Pakaian
2) Pandangan mata
3) Mimik wajah
4) Sikap badan
5) Suara
6) Tulisan
Teleconference adalah komunikasi langsung antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi. Teleconference dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa.
1) Audio Conference
Audio Conference atau disebut juga conference call merupakan percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon dimana komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio).
Conference call merupakan jenis telekonferensi yang paling populer karena memiliki kelebihan, antara lain :
1) Partisipan hanya perlu menggunakan telepon biasa, tanpa perlu software tambahan
2) Dapat digunakan kapan dan dimana saja tanpa perlu melakukan konfigurasi perangkat yang akan digunakan
3) Tanpa perlu koneksi internet yang cepat.
Untuk melakukan conference call, para partisipan diharuskan menelepon nomor tertentu yang akan menyambungkan mereka ke conference bridge (peralatan khusus yang menghubungkan jalur-jalur telepon yang masuk menjadi satu) yang disediakan oleh provider conference call.
2) Video Conference
Video Conference merupakan teknologi komunikasi yang memungkinkan terjadinya komunikasidari beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat mengirimkan gambar, video dan suara. Untuk melakukan video conference dapat memanfaatkan teknologi jaringan IP (melalui internet) dan teknologi ISDN (Integrated Service Digital Network).
Meskipun video conference memiliki kelebihan dengan adanya tampilan visual (video), penggunaan fasilitas telekonferensi ini masih kurang populer di Indonesia karena beberapa hal, antara lain :
1) Dibutuhkan perangkat khusus seperti video input (video camera atau webcam) dan video output (monitor), audio input (mikrofon), dan audio output (speaker) serta fasilitas data transfer (jaringan telepon ISDN, LAN, dan Internet).
2) Biaya untuk sarana dan prasarana video conference yang relatif mahal.
Contoh Aplikasi
1) Google Hangouts
2) Skype
3) Zoom
3) Web Conference
Web conference atau biasa juga disebut webinars merupakan fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data streaming (aliran data) lebih lengkap, dimana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation.
No comments:
Post a Comment