ELEMEN 6 MPLB - Peralatan Kantor

  

Mata Pelajaran	Peralatan dan Aplikasi Perkantoran
Elemen / Fase	Elemen 6 MPLB / E
Materi	Peralatan Kantor a)  Jenis Peralatan Kantor b)  Prosedur Penggunaan Peralatan Kantor c)  Prosedur Pengelolaan Peralatan Kantor

JENIS PERALATAN KANTOR

Peralatan Kantor merupakan benda yang merupakan aset perusahaan, berukuran lebih besar dan membutuhkan perawatan jangka panjang. Contohnya seperti mesin kantor: fotocopy dan printer, kendaraan kantor, perabotan: meja, kursi dan lemari, perangkat elektronik: telepon kabel, komputer, laptop dan handphone kantor.

Jenis Peralatan Kantor Berdasarkan Fungsi

a)  Peralatan kantor untuk Mengetik

b)  Peralatan kantor untuk Menghitung

c)  Peralatan kantor untuk Memeriksa

d)  Peralatan kantor untuk Menyimpan File

e)  Peralatan kantor untuk Menelepon

f)  Peralatan kantor untuk Menggandakan

g)  Peralatan kantor untuk Mengirim Surat

PROSEDUR PENGGUNAAN PERALATAN KANTOR

Prosedur merupakan standar kerja yang harus dilakukan seseorang dalam bekerja menggunakan peralatan dan perlengkapan kantor. Pada umumnya penggunaan atau pemakaian peralatan dan perlengkapan kantor perlu diperhatikan hal berikut :

1.  Jenis pekerjaan,

2.  Jumlah kebutuhan bahan dan alat.

3.  Waktu penggunaanya,

4.  Jenis bahan yang dibutuhkan.

5.  Tempat penyimpanan.

6.  Prosedur peminjaman.

7.  Ruang kerja.

PROSEDUR PENGELOLAAN PERALATAN KANTOR

1)  Prosedur Perencanaan Peralatan Kantor

• Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan.
• Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.
• Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

2)  Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

• Bagian yang membutuhkan barang tersebut membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke bagian gudang.
• Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang. Apabila barang tersedia di gudang, maka akan diberikan dengan bon pengeluaran dari gudang. Akan tetapi, jika tidak ada, maka surat tersebut diberi nomor dari buku induk.
• Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian, bendahara akan memeriksa kebutuhan barang atau bahan kantor yang akan dibeli dan yesuaikan dengan dana yang tersedia.
• Meminta persetujuan kepada pimpinan. Apabila disetujui, maka surat diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.
• Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji (kualitas dan kuantitasnya). Jika barang sudah cocok, maka barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang.
• Sesudah dicatat barang-barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian unit yang membutuhkannya.

3)  Prosedur Penerimaan Barang

• Penerima barang yang bertanggung jawab pertama kali dalam penerimaan harus melakukan pengecekan ulang barang yang ada di gudang secara rutin. Hal ini bertujuan agar barang yang sudah diterima tersebut dapat dikelola dengan sebaik-baiknya dan digunakan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan
• Dalam penerimaan tersebut dibuatkan surat berita acara pemeriksaan dan penyerahan barang yang telah disetujui dan diputuskan oleh manajer.
• Semua barang yang sudah diterima kemudian dicatat ke dalam buku penerimaan barang yang selanjutnya akan digunakan sebagai pedoman stok barang yang ada di dalam gudang penyimpanan barang.

4)  Prosedur Penyimpanan Barang

• Barang yang sudah diterima diteliti kembali apakah jenis barang, jumlah barang sudah sesuai dengan yang ada di dalam buku penerimaan barang.
• Apabila barang tersebut sudah sesuai dengan buku penerimaan, maka barang tersebut segera dibawa ke tempat penyimpanan atau gudang.
• Setelah barang tersebut sampai di gudang, maka yang harus dilakukan oleh penyimpan barang adalah meletakkan alat tulis kantor (ATK) dan perlatan tersebut ke tempat sesuai tandar penyimpanan untuk ATK ditempatkan di lemari, box, rak dan sebagainya, serta ditata dengan rapi dan harus dijaga dengan baik. Untuk perlatatan penempatannya harus sesuai standar kelembaban udara, ruang dan tempat

5)  Prosedur Pemeliharaan Barang

• Melakukan inventarisasi barang secara berkala dimulai dari pengadaan pertama.
• Membuat kartu pengguaan mesin yang disimpan pada tempat terdekat dan mudah dilihat. Harapannya setiap pegawai yang menggunakan selalu akan menemukan kartu dan mengisinya sebelum dan sesudah menggunakan.
• Petugas bagian sarana prasarana melakukan cekhing peralatan secara berkalan dalam setiap bulannya.
• Petugas sarana dan prasarana melakukan tindak lanjut apabila dijumpai peralatan yang tercatat rusak atau terkendala penggunaannya.
• Petugas sarana dan prasarana melakukan tindak lanjut perbaikan ringan, sedang atau berat setelah diteliti jenis kerusakannya.
• Menindaklanjuti dengan perbaikan yang sebelumnya dikoordinasikan dengan bagian keuangan.
• Melakukan pendataan kembali setelah barang dikembalikan dalam keadaan sehat melalui pencatatan pada kartu perawatan.
• Untuk barang yang sudah tidak dapat diperbaiki dan/atau telah melewati nilai guna, maka dapat dilakukan penghapusan barang sesuai prosedur yang berlaku di kantor atau organisasi terkait.