ELEMEN 6 MPLB : Dasar Prosedur Penanganan Dokumen

  

PENGERTIAN DOKUMEN

Menurut KBBI, dokumen adalah surat tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan.

Syarat Dokumen

1.  Ada materialnya, artinya memiliki wujud fisik

2. Memiliki intensionalitas, artinya sebuah dokumen itu mempunyai objek tujuan atau maksud yang dapat diperlakukan sebagai bukti

3. Objek merupakan proses, artinya untuk menjadi sebuah dokumen harus mengalami sebuah proses

4. Memiliki posisi fenomenologis, artinya suatu objek dipersepsikan sebagai dokumen.

Ciri-Ciri Dokumen

1. Mengkomunikasikan informasi kepada semua orang yang membutuhkan

2. Perlu diperbaharui atau dilakukan pemeliharaan

3. Harus diubah ketika kebijakan, proses atau prosedur berubah

4. Memiliki format untuk merekam dan melakporkan informasi sesuai standar

Fungsi Dokumen

1) Alat komunikasi antat pihak-pihak yang menerima dokumen

2) Menjadi bukti pekerjaan yang telah dilakukan

3) Sebagai data pendukung yang meringankan suatu permasalahan

4) Sebagai data pendukung untuk proses pengiriman kargo

5) Menjaga dokumen agar keasliannya tidak rusak

6) Sebagai alternatif penyimanan dari sebuah dokumen

Sistem Kearsipan

1) Sistem Abjad

2) Sistem Masalah

3) Sistem Nomor

4) SIstem Tanggal

5) Sistem Wilayah

Alur Penanganan Surat Masuk

1) Penerimaan Surat

2) Penyortiran Surat

3) Pembukaan Surat

4) Pengagendaan Surat

5) Pengarahan dan Penerusan

6) Penyampaian Surat

7) Penyimpanan Berkas