Modul : Dasar-Dasar Prosedur Penanganan Dokumen

Tujuan Pembelajaran

a)  Siswa memahami prosedur penanganan dokumen masuk dan keluar

b)  Siswa menerapkan prosedur penanganan dokumen masuk dan keluar

Materi Pembelajaran

Pengertian Dokumen

Pada perkembangannya, definisi dokumen sendiri memiliki banyak perkembangan yang disesuaikan oleh kebutuhan dan bentuk fisiknya. Menurut kamus kepegawaian dokumen adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak, serta segala benda yang memiliki keterangan-keterangan terpilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, hingga untuk disebarkan.

Jenis Dokumen

a)  Berdasarkan sifatnya : Rahasia, Penting, Biasa

b)  Berdasarkan bentuknya : Cetak dan Digital

Fungsi Dokumen

a)  Alat komunikasi antar pihak-pihak yang menerima dokumen

b)  Menjadi bukti pekerjaan yang telah dilakukan

c)  Sebagai data pendukung yang meringankan suatu permasalahan

d)  Menjaga dokumen agar keasliannya tidak rusak

e)  Sebagai data pendukung untuk proses pengiriman barang

Prosedur Penanganan Dokumen Masuk

a)  Penerimaan dokumen

b)  Pencatatan (manual atau sistem digital)

c)  Pengklasifikasian

d)  Penyimpanan sementara atau distribusi ke pihak terkait

e)  Penyimpanan akhir (arsip)

Prosedur Penanganan Dokumen Keluar

a)  Pembuatan dokumen

b)  Pemeriksaan dan pengesahan

c)  Pencatatan dokumen keluar

d)  Pengiriman (fisik atau elektronik)

e)  Penyimpanan salinan